نماینده مدیریت کیست، چه وظایفی و اختیاراتی دارد، چه خصوصیاتی باید داشته باشد و آیا انتخاب آن در سازمان ضروری است؟
عموماً مدیریت ارشد سازمان متقاضی اخذ گواهینامه، یکی از مدیران خود را بعنوان نماینده مدیریت منصوب می نماید. ایشان جدای از سایر مسئولیتهایی که عنوان سازمانی برایش ایجاب می کند مسئولیتها و اختیارات زیر را نیز دارا می باشد:
- حصول اطمینان از اینکه فرآیندهای مورد نیاز برای سیستم مدیریتی ایجاد شده و اجرا می شود و الزامات استاندارد بین المللی ایجاد، اجرا و حفظ شده است.
- گزارش دهی به مدیریت ارشد در مورد عملکرد سیستم مدیریتی و هر نوع نیاز برای بهبود
- حصول اطمینان از افزایش آگاهی در مورد الزامات مشتری در سر تا سر سازمان
- ارتباط با طرف های برون سازمانی در مورد موضوعات مربوط به سیستم مدیریتی
با توجه به توضیحات بالا بهتر است نماینده مدیریت دارای خصوصیات زیر باشد:
- قابل اطمینان باشد، وفاداری او به مدیریت و شرکت تحت مدیریت وی اثبات شده باشد و ماندگار باشد
- دارای قدرت اجرایی در سازمان باشد
- به مباحث فنی سازمان و فرآیندهای جاری مسلط باشد
- مشتریان سازمان و نیازهای آن را بشناسد
- وقت پیگیری امور را از مسئولین سازمان داشته باشد
- از افراد علاقمند و معتقد به سیستم انتخاب شود
- دارای شم مدیریتی باشد
- حتی الامکان دارای پیشینه مدیریتی باشد
- حتی الامکان با مبانی سیستم های مدیریتی آشنا باشد
- دارای فن بیان و قدرت تجزیه و تحلیل مناسب باشد
لازم به توضیح است بر اساس الزامات استانداردهای مدیریتی، فرد یا افرادی می بایست وظایف فوق الذکر را در کنار مدیریت ارشد سازمان و کلیه کارکنان ایفا نماید. لذا وجود او لازم و ضروری است ولی گاهاً در استانداردهای مختلف از ایشان به راهبر تیم ایمنی و ... هم یاد می نمایند که کمی در وظایف آنان اختلاف دیده می شود. در استاندارد ISO 9001 در بند 5-5-2، در استاندارد ISO 14001 و BS OHSAS 18001 نیز در بند 4-4-1 و در استاندارد ISO 22000 در بند 5-5 منصوب این فرد الزامی شده است.